Phần mềm quản lý đội xe và forwarder

Thông tin dự án: Phần mềm quản lý đội xe và forwarder
Đơn vị thiết kế: Công nghệ ứng dụng Khang Vân

1. Quản lý hoạt động điều vận xe container:

1.1. Quản lý danh mục: Danh mục xe, loại xe, tuyến vận chuyển, địa điểm, bãi, nhân viên, hàng hóa….

1.2. Quản lý về định mức:

  • Đảm bảo quản lý về các chi phí hoạt động của đội xe nằm trong định mức, bao gồm:
  • Định mức khai thác:
  • Định mức xăng dầu thông qua phiếu dầu cấp cho lái xe hàng ngày/ chuyến được tính theo: loại xe, tải trọng, loại mooc, loại máy, tuyến đường, quay trở tại kho…
  • Khấu hao lốp/ số km vận hành,
  • Cấp nhớt/ km
  • Định mức xe: bảo hiểm xe, khấu hao xe, lãi suất, phí bảo trì đường bộ
  • Định mức lái xe/ giao nhận: Chi phí bốc xếp, lương phụ xe, tiền ăn, kiểm đếm, Chi phí công tác cho lái xe: tiền ăn theo ngày, gửi xe qua đêm, rửa xe..

1.3. Quản lý về biểu cước:

  • Biểu cước bán ra: cước vận chuyển theo các tuyến đường, tải trọng, loại cntr
  • Biểu cước thuê ngoài: gửi xe, giá nhiên liệu, phí bảo trì đường bộ, nâng hạ, …
  • Mục đích cập nhật biểu cước để phần mềm tự tính giá tiền cước vận chuyển và tự động tính các chi phí liên quan trong hoạt động vận chuyển với từng chặng (nhiên liệu, phí đường bộ, cầu phà…), từng tác nghiêp (nâng hạ, cân hàng…), hoặc theo theo thời kỳ (bảo trì đường bộ, khấu hao xe…) phục vụ cho công tác hạch toán doanh thu chi phí lợi nhuận
  • Chức năng quản lý hoạt động báo giá và hợp đồng vận tải (theo chuyến hoặc tháng) và các chính sách áp dụng riêng cho các khách hàng

1.4. Quản lý về điều vận xe:

  • Tích hơp và quản lý lộ trình thông qua tích hợp với phần mềm GPS theo từng xe thông qua API (Cần làm việc với nhà cung cấp phần mềm GPS để mở cổng API)
  • Tự động cập nhập dữ liệu về km vận chuyển rỗng/ hàng từ phần mềm GPS sang phần mềm quản lý vận tải
  • Quản lý kế hoạch so với thực hiện của từng ngày/tuần/tháng
  • Thiết lập lệnh điều động cho tài xế tự động thông qua app mobile và cho phép tài xế xác nhận/ đăng ký lịch
  • Tự động tracking hoạt động của xe khi thực hiện các mốc vận chuyển như: xe đến depot cảng, xe đến kho, xe đến trạm cân, xe hạ cảng
  • Tự động tính giá theo biểu cước tại các địa điểm mà xe đã thực hiện trong hành trình như phí nâng hạ theo từng depot, phí qua trạm thu phí, trạm cân dịch vụ
  • Quản lý các tác nghiệp theo từng hành trình hay từng địa điểm theo phương án vận chuyển mẫu
  • Nhắc việc cho tài xế trên từng địa điểm của hành trình như: xác nhận hoàn thành lấy vỏ, xác nhận bắt đầu đóng hàng, thời gian kết thúc đóng hàng, nhắc việc ký biên bản
  • Cho phép tài xế chụp ảnh đóng hàng, hình ảnh container, thiết bị từ điện thoại upload trực tiếp trên app mobile
  • Quản lý xe thuê ngoài, tự động tìm kiếm nhà thầu phụ có chi phí cạnh tranh
  • Kết nối với cảng, depot, hãng tàu thông qua EDI (hệ thống giao thức truyền tin điện tử) tương tự như VSICO hay các hãng tàu ngoại đang thực hiện hoặc qua API

1.5. Quản lý về kỹ thuật xe

  • Quản lý định mức và tiêu hao thực tế về: dầu, nhớt, khấu hao lốp
  • Tự động nhắc việc đến kỳ thay nhớt, lốp
  • Quản lý quy trình bảo dưỡng định kỳ
  • Quản lý sửa chữa và lịch sử yêu cầu sửa chữa. Thực hiện các yêu cầu sửa chữa thay thế và thực hiện quy trình duyệt online
  • Quản lý linh kiện/phụ kiện thay thế, tuổi thọ, đánh giá chất lượng linh kiện theo từng nhà cung cấp
  • Theo dõi phụ tùng vật tư tồn kho
  • Nhắc lịch đăng kiểm
  • Hồ sơ quản lý kỹ thuật phương tiên tổng hợp
  • Đánh giá vận hành kỹ thuật của từng xe trước khi tham gia hoạt động vận tải

1.6. Đánh giá và xây dựng đội ngũ

  • Quản lý chấm công tài xế
  • Tính lương, phụ cấp tài xế
  • Đánh giá chuyên cần
  • Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ
  • Ý thức giữ gìn bảo vệ tài sản
  • Hồ sơ quản lý vi phạm phát sinh

1.7. Pháp chế

  • Quy trình xử lý tai nạn, vi phạm pháp luật
  • Hồ sơ vụ việc
  • Quy trình xử lý
  • Biên bản pháp chế
  • Quản lý giấy tờ xe và phù hiệu
  • Thư viện văn bản pháp luật, thông tư, nghị định

2. Quản lý dịch vụ Door – Door nội địa đường biển kết hợp với đường bộ 2 đầu

2.1. Danh mục: Danh mục hãng tàu, tàu, hàng hóa, khách hàng,…

2.2. Biểu cước: Biểu cước CY-CY, D/O, Vệ sinh, lưu container, lưu bãi, nâng hạ, đóng rút hàng tại bãi …của từng hãng tàu và từng cảng

2.3. Quản lý phương án chi phí và các chính sách áp dụng cho từng khách hàng

  • Phần mềm cho phép xây dựng phương án chi phí theo nhiều tiêu chí cho từng khách hàng/ tuyến đường/ loại cntr/ hình thức đóng trả (đóng thẳng hay kết hợp) / hàng hóa… và các chính sách bán hàng áp dụng cho từng phương án chi phí
  • Cùng với phương án chi phí là phương án vận chuyển kèm theo
  • Quy trình duyệt online thực hiện với phương án chi phí và phương án vận chuyển

2.4. Quản lý các hoạt động trong chu trình vận chuyển

  • Kế hoạch vận chuyển DO-DO với khách hàng: cho phép lập kế hoạch nhanh với các tiêu chí: lập kế hoạch theo ngày, theo khách hàng, theo tuyến vận chuyển
  • Kế hoạch/ thực hiện đóng hàng xuất: Cho phép xây dựng kế hoạch đóng hàng xuất từ lựa chọn kết hợp với hàng trả tương ứng để tối ưu lộ trình kết hợp, và kế hoạch đóng hàng xuất từ cấp vỏ thẳng
  • Tồn bãi hàng xuất: Quản lý số lượng cntr tồn bãi, số ngày phát sinh tồn bãi, dự kiến xuất tàu
  • List xuất tàu: Chức năng cho phép lựa chọn cntr xuất tàu được lấy từ tồn bãi hoặc danh sách container đang đi đóng hàng
  • Loading thực tế xếp tàu: Cập nhật trực tiếp từ thông báo của hãng tàu thông qua tự động scan email để lấy dữ liệu cập nhật vào phần mềm
  • Hướng dẫn trả hàng: Tự đông điền sẵn thông tin trả hàng với các tuyến cố định và chỉ có 1 địa điểm trả hàng. Gợi ý danh sách các điểm trả hàng với các tuyến có nhiều điểm trả
  • Hướng dẫn thu cước: Phần mềm tự điền danh sách các khoản cước phải thu trước khi giải phóng hàng và thu sau cuối tháng căn cứ vào phương án chi phí đã được duyệt
  • Bill of lading: Tự động chia tách bill of lading theo thông tin của hướng dẫn trả hàng
  • Thông báo hàng đến: Tự động tạo thông báo hàng đến và gửi email cho từng người nhận hàng đã được config sẵn
  • Tồn bãi hàng nhập: Chức năng tự động cập nhật danh sách tồn bãi hàng nhập chưa trả hàng và số ngày phát sinh lưu bãi quá hạn
  • Kế hoạch/ thực hiện trả hàng: Gợi ý các kế hoạch trả hàng phù hợp để tối ưu hóa hoạt động kết hợp, cập nhật các thông tin sau khi trả hàng

2.5. Hoạt động kiểm đếm

  • Chỉ định nhân viên kiểm đếm
  • Giám sát thời gian, địa điểm tại kho
  • Tự động so sánh số lượng hàng trước và sau khi thực hiện kiểm đếm
  • Cho phép nhân viên giao nhận chụp ảnh biên bản hiện trường thông qua app mobile và lưu trữ tập trung

2.6. Quản lý hoạt động luân chuyển chứng từ:

  • Theo dõi dòng luân chuyển chứng từ, hoạt động nhận gửi
  • Lưu trữ chứng từ vận chuyển theo cả dạng văn bản in ấn và bản số hóa

2.7. Quản lý đối chiếu

  • Đối chiếu doanh thu
  • Đối chiếu chi phí

2.8.Các báo cáo

CÁC TIỆN ÍCH

EDI: Hệ thống truyền tin điện tử 2 chiều kết nối với cảng, depot, hãng tàu với mục đích tự động hóa giao tiếp giữa các phần mềm với nhau, loại bỏ phương pháp phải gửi báo cáo qua lại bằng file excel trung gian

API: Tương tự EDI, API là hệ thống kết nối data với các phần mềm của hãng tàu/ cảng/ depot/ đơn vị cung cấp GPS xe…trên nền tảng web service

Import excel: Cho phép đổ dữ liệu hàng loạt thông qua import từ file excel để giảm thời gian tác nghiệp với nhập liệu thủ công

Notification: Hệ thống tự động quét dữ liệu, tự động sinh ra báo cáo và tự động gửi đi theo định kỳ hoặc chỉ định của user

QR code: Phần mềm tự động tạo QR code cho từng chứng từ được xuất ra từ hệ thống (để tránh làm giả) và ngược lại, quét nhận dạng QR code thông qua máy quét để xác thực

Báo cáo đa dạng: Báo cáo dạng bảng biểu, hoặc dashboard sinh động giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể đọc nhanh thông tin cần quản trị